theManage Blog
Команда Remote Team делится знаниями о менеджменте и не только
Менеджмент
Remote Team
31 / 05 / 2024
31 / 05 / 2024
Как рассчитать KPI сотрудника?
- Что важно учитывать перед внедрением или изменением системы KPI в вашей компании?
- Алгоритм создания схемы KPI для вашей компании
- Шаг 1. Определяем функционал сотрудника и составляем должностную карту
- Шаг 2. Сортируем обязанности сотрудника по должностной карте
- Шаг 3. Создаем список показателей для должности и оцениваем их по критериям ясности, отслеживаемости, актуальности
- Задачи для составления списка показателей
Умение адаптироваться к переменам — одна из важнейших черт для любого бизнеса сегодня. С каждым нововведением компания делает маленькие (или большие) шаги к развитию, то есть эволюционирует. Всё по Дарвину: «Выживает тот, кто лучше других реагирует на изменения». В этой статье разберём, почему можно и нужно внедрять или менять устаревшие KPI и как разработать эффективную систему мотивации в коллективе.
KPI (ключевые показатели эффективности) дают руководству компании ценную информацию о состоянии бизнеса. С грамотно выстроенной системой KPI можно проанализировать динамику работы компании и вовлечение сотрудников: от уровня продаж и прогнозов прибыли до того, сколько ваш персонал проводит времени за чтением новостей.
Но почему же нельзя просто предложить достойный оклад сотруднику и надеяться, что он с энтузиазмом будет браться за все задачи? Опыт наших клиентов показывает, что окладная система сегодня изжила себя практически на всех должностях, потому что она не ориентируется на измеримые количественные и качественные (к ним мы ещё вернёмся) показатели.
Но не будем забывать, что KPI — это не описание системы премирования, а прежде всего отражение эффективности сотрудника или отдела. В окладе не прописаны ключевые показатели, т.е. при увеличении нагрузки денежное вознаграждение не растёт, отчего мотивация сотрудника будет неизбежно стремиться вниз, поэтому внедрение системы показателей эффективности — это не дань трендам или следование моде, а рабочий инструмент для достижения результатов в любой сфере бизнеса.
KPI (ключевые показатели эффективности) дают руководству компании ценную информацию о состоянии бизнеса. С грамотно выстроенной системой KPI можно проанализировать динамику работы компании и вовлечение сотрудников: от уровня продаж и прогнозов прибыли до того, сколько ваш персонал проводит времени за чтением новостей.
Но почему же нельзя просто предложить достойный оклад сотруднику и надеяться, что он с энтузиазмом будет браться за все задачи? Опыт наших клиентов показывает, что окладная система сегодня изжила себя практически на всех должностях, потому что она не ориентируется на измеримые количественные и качественные (к ним мы ещё вернёмся) показатели.
Но не будем забывать, что KPI — это не описание системы премирования, а прежде всего отражение эффективности сотрудника или отдела. В окладе не прописаны ключевые показатели, т.е. при увеличении нагрузки денежное вознаграждение не растёт, отчего мотивация сотрудника будет неизбежно стремиться вниз, поэтому внедрение системы показателей эффективности — это не дань трендам или следование моде, а рабочий инструмент для достижения результатов в любой сфере бизнеса.
Что важно учитывать перед внедрением или изменением системы KPI в вашей компании?
1
Нужна хорошая структурирования аналитика
Если у вас нет аналитики за прошлые 3 месяца, то не торопитесь внедрять KPI, а сначала подготовьтесь: начните собирать количественные и качественные данные — создавайте свою базу данных.
Если у вас нет аналитики за прошлые 3 месяца, то не торопитесь внедрять KPI, а сначала подготовьтесь: начните собирать количественные и качественные данные — создавайте свою базу данных.
2
Нужна CRM-система
Без неё вам будем неоткуда брать прозрачные и достоверные данные, вы не можете сделать выборку и оценку данных и, главное, вы не сможете объяснить вашей команде, как именно будут измеряться результаты, а значит не сможете «продать» KPI сотрудникам.
Без неё вам будем неоткуда брать прозрачные и достоверные данные, вы не можете сделать выборку и оценку данных и, главное, вы не сможете объяснить вашей команде, как именно будут измеряться результаты, а значит не сможете «продать» KPI сотрудникам.
Алгоритм создания схемы KPI для вашей компании
При создании схемы мотивации KPI важно понимать, что даже на одной должности в разных компаниях сотрудники выполняют разный функционал. И если вы возьмете шаблонные схемы мотивации, то может оказаться, что для вашей компании они неприменимы. Именно поэтому мы даём алгоритм, как выстроить KPI-мотивацию:
Шаг 1. Определяем функционал сотрудника и составляем должностную карту.
- На действующей позиции сам сотрудник должен провести инвентаризацию выполняемых задач в компании, потому что руководитель не всегда понимает, на какую рутину уходит рабочее время. Карту лучше оформить в виде диаграммы связей (попробуйте инструмент Miro), чтобы видеть картину целиком, группировать обязанности по процессам.
- Для абсолютно новых должностей составление карты лучше поручить начальнику отдела или hr-менеджеру. По должностной карте руководителю будет легче отследить актуальность тех или иных обязанностей, понять, на что тратится время и что мешает сотруднику достигать результата.
Если вы решили самостоятельно составить должностную карту, не забывайте об основных задачах:
Важно помнить, что компания всегда находится в развитии и на каждой позиции функции сотрудника дополняются, меняются, усложняются. Поэтому и должностная карта должна быть актуальной и регулярно обновляться.
- Выявить полноту и актуальность задач, обязанностей сотрудника;
- Проанализировать план/факт задач сотрудника, сопоставляя с завершёнными задачами в CRM-системе;
- Дополнить карту недостающими элементами (тут можно актуализировать информацию у самого сотрудника или (если позиция новая) у работников на схожих должностях).
Важно помнить, что компания всегда находится в развитии и на каждой позиции функции сотрудника дополняются, меняются, усложняются. Поэтому и должностная карта должна быть актуальной и регулярно обновляться.
Совет: мотивируйте сотрудников составлять такие карты. С описанием и структурированием своих обязанностей они увидят слабые места в своей работе, а вы как руководитель сможете оптимизировать процессы.
Шаг 2. Сортируем обязанности сотрудника по должностной карте.
Делим обязанности сотрудника на:
1. Целевые — необходимые обязанности, которые напрямую соответствуют должности и отвечают целям компании для достижения результата.
2. Необходимые, но слабоэффективные – те, которые можно оптимизировать или вообще снять с сотрудника (при автоматизации процесса).
3. Ненужные – те, от которых можно отказаться.
4. Недостающие (необходимы, но не распределены) – к ним относятся те процессы, в которых сейчас сотрудник не участвует, но они необходимы для его позиции, чтобы достигать текущих целей вашей компании.
1. Целевые — необходимые обязанности, которые напрямую соответствуют должности и отвечают целям компании для достижения результата.
2. Необходимые, но слабоэффективные – те, которые можно оптимизировать или вообще снять с сотрудника (при автоматизации процесса).
3. Ненужные – те, от которых можно отказаться.
4. Недостающие (необходимы, но не распределены) – к ним относятся те процессы, в которых сейчас сотрудник не участвует, но они необходимы для его позиции, чтобы достигать текущих целей вашей компании.
Совет: направьте свой фокус внимания на задачи, которые необходимы по функционалу должности, а ненужные и отнимающие время – смело снимайте с сотрудника.
Шаг 3. Создаем список показателей для должности и оцениваем их по критериям ясности, отслеживаемости, актуальности.
Задачи для составления списка показателей:
1
Определите, на какие цели в операционной системе влияет позиция сотрудника, распишите количественные и качественные показатели, которые отражают эффективность его работы.
2
Выберите из должностной карты ключевые процессы, влияющие на результат компании.
3
Свяжите целевые показатели и выбранные ключевые процессы.
Совет: используйте технику SMART (Simple, Measurable, Agreed, Relative, Timebound), то есть KPI для любой позиции должны:
1. Быть понятными сотруднику и просто вычисляться.
2. Быть измеримыми в определённых единицах (в кубометрах вынутого грунта, тоннах перевезённого груза, количестве отвеченных звонков). Нельзя использовать в качестве индикатора неизмеримые показатели, такие как «качественный», «хороший», «красивый».
3. Согласовываться с целями подразделения и между работником и его руководителем.
4. Иметь отношение непосредственно к задачам сотрудника и порученной ему работе.
5. Быть измеримыми в оговоренные интервалы времени (если есть привязка к премии, то логично привязывать показатель к месяцу или кварталу).
1. Быть понятными сотруднику и просто вычисляться.
2. Быть измеримыми в определённых единицах (в кубометрах вынутого грунта, тоннах перевезённого груза, количестве отвеченных звонков). Нельзя использовать в качестве индикатора неизмеримые показатели, такие как «качественный», «хороший», «красивый».
3. Согласовываться с целями подразделения и между работником и его руководителем.
4. Иметь отношение непосредственно к задачам сотрудника и порученной ему работе.
5. Быть измеримыми в оговоренные интервалы времени (если есть привязка к премии, то логично привязывать показатель к месяцу или кварталу).
Подходов к организации системы эффективности в компании множество. Однако эксперты советуют руководителям помнить и о качественных показателях, чтобы сотрудникам не пришлось утопать в отчётах, цифрах и графиках. В качестве информационной поддержки вы можете бесплатно скачать банк схем KPI мотиваций на 30 должностей.
Не забывайте, что ваш коллектив – живой организм, и не позволяйте системе KPI в вашей компании превращаться в унылую рутину или устрашающую бюрократию.
Вас может заинтересовать
